A participação e o voto a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas ganharam regulamentação, por meio de Instrução Normativa publicada no Diário Oficial da União desta quarta, 15/4. A norma prevê dois novos formatos de encontros e decisões: semipresencial e digital.

Na modalidade semipresencial, as reuniões e assembleias acontecem na sede social da empresa, mas com a possibilidade de participação e voto a distância de acionistas, sócios ou associados. A segunda alternativa é a digital, quando feitas totalmente a distância, sem a viabilidade de presença física.

A normatização foi elaborada pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração, vinculado à Secretaria de Governo Digital e recebeu 50 sugestões em consulta pública. Em reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais, os acionistas, sócios ou associados poderão votar de duas formas: pelo envio de um boletim de voto a distância ou por meio de participação remota, via sistema eletrônico.

O preenchimento e a entrega do boletim, diretamente à sociedade, complementa o sistema eletrônico, que permite a participação em tempo real. Para tanto, o documento disponibilizado pelas empresas deve conter as matérias constantes da ordem do dia, orientações sobre o seu envio e indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio, associado ou representante.

O sistema eletrônico adotado precisa garantir a segurança, a confiabilidade e a transparência do encontro e das decisões. Também deve-se preservar o direito de participação e voto a distância durante todo o processo. Ainda, a gravação integral da reunião ou assembleia deverá ficar arquivada na sede da sociedade.

As sociedades que forem realizar suas reuniões ou assembleias de forma semipresencial ou digital vão continuar observando os mesmos prazos e disposições específicas do tipo societário.